25 % weniger Kosten, mehr Leistung: IT-Benchmark schafft Klarheit

Manchmal bedeutet erfolgreiche IT-Transformation nicht, alles neu zu machen. Sondern genau zu verstehen, was bereits gut funktioniert – und gezielt dort anzusetzen, wo Verbesserungspotenzial besteht.

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Bei Benz + Cie. war die bestehende IT-Infrastruktur grundsätzlich stabil und sicher. Gleichzeitig waren die Kosten über die Jahre gestiegen und die Qualität der Betreuung hatte durch personelle Wechsel beim IT-Dienstleister nachgelassen. Hinzu kamen auslaufende Verträge und die Frage, ob die bestehende Lösung noch zur zukünftigen IT-Strategie des Unternehmens passt.

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Die Herausforderung

Die zentrale Frage lautete nicht: Wie wechseln wir unseren IT-Anbieter?

Sondern: Wie gut sind wir heute tatsächlich aufgestellt – und was brauchen wir für die Zukunft?

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Innerhalb eines engen Zeitfensters musste zunächst Transparenz über die bestehende Infrastruktur, Leistungen, Verträge und Kosten geschaffen werden. Erst auf dieser Grundlage konnte ein aussagekräftiger Benchmark durchgeführt werden. Gleichzeitig lief das Tagesgeschäft weiter und die notwendigen technischen und fachlichen Abklärungen beanspruchten interne Ressourcen.

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Die Ziele

• bestehende Leistungen und Kosten unabhängig benchmarken
• Infrastruktur und Leistungen vollständig erfassen
• Optimierungspotenzial bei Kosten und Leistungen identifizieren
• mögliche neue und bessere Lösungen prüfen
• Zukunftsfähigkeit und Stabilität sicherstellen
• eine fundierte Grundlage für die zukünftige IT-Strategie schaffen

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Die  Lösung: Ein unabhängiger Blick von aussen

Recca Consulting begleitete Benz + Cie. durch den gesamten Ausschreibungsprozess – von der Analyse der Ausgangslage bis zur Vertragsunterzeichnung.

Vier IT-Dienstleister wurden in den Benchmark einbezogen, darunter bewusst auch der bestehende Anbieter.

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Recca übernahm dabei unter anderem:

• Analyse der bestehenden Verträge und IT-Situation
• Aufnahme der Anforderungen und Prioritäten
• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
• Koordination der angefragten IT-Dienstleister
• Auswertung und strukturierte Bewertung der Angebote
• Organisation und Begleitung der Anbieterpräsentationen
• Erarbeitung einer Gesamtauswertung und Empfehlung
• Unterstützung bei Verhandlung und Vertragsgestaltung

Für Benz + Cie. war insbesondere die Kombination aus IT-Fachwissen, unabhängiger Aussensicht und strukturiertem Vorgehen entscheidend.

Recca agierte dabei als Vermittler zu den IT-Dienstleistern und gleichzeitig als Interessenvertreter des Unternehmens.

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Das Ergebnis: Der beste Anbieter war bereits da

Das Resultat des Benchmarks war durchaus überraschend: Der bisherige IT-Dienstleister setzte sich erneut durch.

Die Ausschreibung führte damit nicht zu einem unnötigen Anbieterwechsel oder einer aufwendigen Migration. Stattdessen konnte die bestehende Partnerschaft auf eine neue und deutlich bessere Grundlage gestellt werden.

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25 % weniger Kosten – bei mehr Leistung und besserer Betreuung

Benz + Cie. profitiert heute von:

• 25 % tieferen IT-Kosten
• erweitertem Leistungsumfang
• intensiverer und professionellerer Betreuung
• verbesserten Reaktionszeiten
• engerem Kontakt zu den verantwortlichen Ansprechpartnern
• höherer Stabilität und Verlässlichkeit

Für die Mitarbeitenden bedeutet dies vor allem mehr Beständigkeit und eine zuverlässigere Betreuung – ohne Unterbruch des laufenden Betriebs.

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Mehr als eine Kosteneinsparung

Der grösste Erfolg liegt jedoch nicht allein in den eingesparten 25 Prozent.

Durch die detaillierte Bestandsaufnahme verfügt Benz + Cie. heute über ein wesentlich besseres Verständnis der eigenen IT-Landschaft. Gleichzeitig entstand eine belastbare Grundlage für die zukünftige IT-Strategie – mit Sicherheit, Skalierbarkeit und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

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Und der Benchmark brachte noch eine wichtige Erkenntnis:

• ‍Nicht alles, was besteht, muss ersetzt werden.

Die vorhandene Infrastruktur erwies sich als grundsätzlich zukunftsfähig. Statt Veränderung um der Veränderung willen konnten bestehende Stärken erhalten, Leistungen optimiert und die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner gezielt weiterentwickelt werden.

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Fazit

Eine unabhängige IT-Ausschreibung schafft nicht nur Vergleichbarkeit bei Kosten und Leistungen. Sie schafft vor allem Klarheit darüber, wo ein Unternehmen steht und wie es seine IT künftig weiterentwickeln will.

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Bei Benz + Cie. führte dieser Weg zu einem bemerkenswerten Ergebnis: Der bestehende Partner blieb – aber zu besseren Konditionen, mit mehr Leistung und einer deutlich stärkeren Zusammenarbeit.

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